Vnitřní oznamovací systém, ochrana a postup oznamovatelů
Společnosti KOVONA a.s.
IČO 14801884
Švermova 782, Lysá nad Labem
Předmět úpravy
Na základě zákona č. 171/2023 Sb. (dále jen Zákon) a Směrnice evropského parlamentu a rady (EU) 2019/1937 byl zřízen vnitřní oznamovací systém (dále VOS) prostřednictvím kterého mají oznamovatelé možnost upozornit na možné protiprávní jednání, které má znaky trestného činu, přestupku či jinak porušuje právní předpis nebo předpis Evropské unie, o jehož spáchání se oznamovatel dozvěděl v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností.
Oznamovatel – osoba, která se v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností dozvěděla o protiprávním jednáním, které porušuje právní předpis spadající do jedné z oblastí vymezených Zákonem. Prací nebo jinou obdobnou činností se pro účely tohoto zákona rozumí závislá práce vykonávaná v základním pracovněprávním vztahu, služba, samostatná výdělečná činnost, výkon práv spojených s účastí v právnické osobě, výkon funkce člena orgánu právnické osoby, plnění úkolů v rámci činnosti právnické osoby, v jejím zájmu, jejím jménem nebo na její účet. Prací nebo jinou obdobnou činností se rozumí i ucházení se o práci nebo jinou obdobnou činnost.
Příslušná osoba – fyzická, bezúhonná, zletilá a plně svéprávná osoba, která byla povinnou osobou pověřena k přijímání, evidování oznámení, komunikace s oznamovatelem, provádění následného opatření a poskytování zpětné vazby.
Povinná osoba – subjekt, který má povinnost dle Zákona zavést vnitřní oznamovací systém
Vnitřní oznamovací systém (VOS) – souhrn postupů a nástrojů, které slouží k přijímání oznámení, nakládání s ním, ochraně totožnosti oznamovatele a dalších osob, ochraně informací uvedených v oznámení a komunikaci s oznamovatelem.
Externí oznamovací systém – správcem tohoto systému je Ministerstvo spravedlnosti. Je určen pro oznamovatele, který nechce nebo nemůže využít interní oznamovací systém povinného subjektu.
Oznámení – oznámením se rozumí oznámení fyzické osoby obsahující informace o možném protiprávním jednání, které má znaky trestného činu či přestupku nebo porušuje právní předpis české republiky nebo předpis Evropské unie. Jednou z důležitých podmínek je skutečnost, že se oznamovatel o spáchání určitého protiprávního jednání dozvěděl v souvislosti s výkonem pracovní nebo jiné obdobné činnosti. Oznámení obsahuje údaje o jménu, příjmení a datu narození, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovoditi totožnost oznamovatele, má se za to, že údaje o totožnosti oznamovatele jsou pravdivé. Oznámení nemusí obsahovat údaje podle věty první, pokud bylo podáno osobou, jejíž totožnost je příslušné osobě známa.
Příslušná osoba
Příslušnou osobou povinného subjektu dle Zákona je Lucie Vančíková.
Možnosti podání oznámení prostřednictvím VOS:
- Elektronicky: e-mailem zaslaným na e-mailovou adresu oznam@kovona.com
Která byla zřízena výhradně k přijímání oznámení
- Písemně poštou zaslanou na adresu:
KOVONA, a.s.
K rukám Lucie Vančíkové
Švermova 782
289 22 Lysá nad Labem
Obálka musí být označena „Neotvírat, pouze do rukou příslušné osoby“
- Osobně po předchozí domluvě (nejdéle však 14 dnů ode dne, kdy o to oznamovatel požádal) v kanceláři č. 3, budově č. 2, na adrese Kovona a.s., Švermova 782, Lysá nad Labem, pro předchozí domluvu, nechť je využit email: oznam@kovona.com. V případě ústního oznámení pořídí příslušná osoba jeho zvukovou nahrávku nebo přepis. Příslušná osoba umožní oznamovateli, aby se k přepisu vyjádřil a vyjádření oznamovatele se k přepisu přiloží. Nevysloví-li oznamovatel s pořízením zvukové nahrávky nebo přepisu souhlas, nesmí je příslušná osoba pořídit. V takovém případě sepíšou záznam, který věrně zachycuje podstatu ústního oznámení. Příslušná osoba umožní oznamovateli, aby se k záznamu vyjádřil a vyjádření oznamovatele se k záznamu přiloží. Obdobně se postupuje, není-li technicky možné pořídit zvukovou nahrávku ústního oznámení.
Povinný subjekt vylučuje přijímání oznámení od osoby, která pro povinný subjekt nevykonává práci nebo jinou činnost podle §2 odst. 3 písm. A), b)h) nebo i) Zákona.
Čeho se musí oznámení týkat?
Oznámení obsahuje informace o možném protiprávním jednání, k němuž došlo nebo má dojít u osoby, pro níž oznamovatel, byť zprostředkovaně, vykonával nebo vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, nebo u osoby, se kterou oznamovatel byl v kontaktu v souvislosti s výkonem práce nebo jiné obdobné činnosti a které:
- Má znaky trestného činu,
- Má znaky přestupku, za který zákon stanoví sazbu pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 100 000 Kč
- Porušuje tento Zákon, nebo
- Porušuje jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie v oblasti
- Finančních služeb, povinného auditu a jiných ověřovacích služeb, finančních produktů a finančních trhů
- daně z příjmů právnických osob,
- předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu,
- ochrana spotřebitele,
- souladu s požadavky na výrobky včetně jejich bezpečnosti,
- bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích,
- ochrany životního prostředí,
- bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat a jejich zdraví,
- radiační ochrany a jaderné bezpečnosti,
- hospodářské soutěže, veřejných dražeb a zadávání veřejných zakázek,
- ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti , života a zdraví
- ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů,
- ochrany finančních zájmů Evropské unie, nebo
- fungování vnitřního trhu včetně ochrany hospodářské soutěže a státní podpory podle práva Evropské unie
Postup příslušné osoby po podání oznámení
O přijetí oznámení je příslušná osoba povinna do 7 dnů ode dne jeho přijetí písemně vyrozumět oznamovatele, ledaže oznamovatel výslovně požádal příslušnou osobu, aby ho o přijetí oznámení nevyrozumívala, nebo je zřejmé, že vyrozuměním o přijetí oznámení by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele jiné osobě.
Příslušná osoba je povinna posoudit důvodnost oznámení a písemně vyrozumět oznamovatele o výsledcích posouzení do 30 dnů ode dne přijetí oznámení. V případech skutkově nebo právně složitých lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát. O prodloužení lhůty a důvodech pro její prodloužení je příslušná soba povinna oznamovatele písemně vyrozumět před jejím uplynutím.
Jeli oznámení vyhodnoceno jako důvodné, příslušná osoba povinnému subjektu navrhne opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu. Je-li oznámení podáno u příslušné osoby povinného subjektu, pro který oznamovatel nevykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, navrhuje příslušná osoba nápravná opatření osobě, pro kterou oznamovatel vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, nevylučuje-li to povaha věci. Nepřijme-li povinný subjekt opatření navržené příslušnou osobou, přijme k předejití nebo nápravě protiprávního stavu jiné vhodné opatření, to neplatí, jde-li o opatření navržené jiné osobě než povinnému subjektu, který tuto příslušnou osobu určil. O přijatém opatření povinný subjekt neprodleně vyrozumí příslušnou osobu, která o něm bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele.
Není-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, příslušná osoba bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele o tom, že na základě skutečností uvedených v oznámení a z okolností, které jí jsou známy, neshledala podezření ze spáchání protiprávního jednání, nebo shledala, že oznámení se zakládá na nepravdivých informacích, a poučí oznamovatele o právu podat oznámení u orgánu veřejné moci.
Ochrana oznamovatele
Pokud oznamovatel učiní oznámení v souladu se stanovenými zákonnými pravidly, má nárok na ochranu před odvetnými opatřeními. Sem spadají nejen zjevná odvetná opatření jako jsou propuštění, nepovýšení, diskriminace či obtěžování na pracovišti, ale například i změna pracovní doby, místa výkonu práce, neobnovení pracovní smlouvy na dobu určitou a další. Směrnice ani Zákon neuvádějí konečný výčet a odvetná opatření tak mohou mít řadu podob. Jde-li o oznámení, které neobsahuje údaje o jménu, příjmení a datu narození, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele, náleží oznamovateli ochrana podle tohoto zákona a jiných právních předpisů od okamžiku, kdy jejich totožnost vyjde najevo tomu, kdo je může vystavit odvetnému opatření. Ke vzdání se práva na ochranu před odvetným opatřením se nepřihlíží.
Příslušná osoba má povinnost vždy chránit identitu oznamovatele. Totožnost oznamující osoby nesmí být sdělena bez jejího výslovného souhlasu nikomu dalšímu. Povinnost zachovávat důvěrnost se netýká pouze totožnosti oznamující osoby, ale vztahuje i na jakékoli další informace, z nichž by bylo možné přímo či nepřímo určit její identitu.
O důvěrnost systému oznamování a řešení oznámení se stará příslušná osoba, která je odpovědná za ochranu osobních údajů nejen oznamovatele, ale i dotčené osoby a třetích osob uvedených v oznámení.
Oznamovatel, který přesto nemá důvěru v interní oznámení, může využít externí oznamovací systém a učinit oznámení prostřednictvím správce tohoto systému. S oznámením se však lze obrátit i na jiné orgány činné v trestním řízení a na jiné orgány příslušné podle jiných právních předpisů. I v tomto případě mají oznamovatelé právo na ochranu podle Zákona.
Ochrana před odvetným opatřením nenáleží osobě, která učinila oznámení, aniž měla oprávněné důvody se domnívat, že se zakládá na pravdivých informacích – vědomě nepravdivé oznámení.
Informace o zpracování osobních údajů
V rámci podání oznámení prostřednictvím některého z kanálů vnitřního oznamovacího systému (dále jen VOS) může docházet ke zpracování osobních údajů, a to oznamovatele, pokud je uvede, nebo osobních údajů třetích osob uvedených v oznámení.
Tyto osobní údaje budou zpracovávány pouze za účelem přijetí a prošetření oznámení, a to z titulu splnění právní povinnosti dle čl. 6 odst. 1 c) Nařízení. Právním základem pro zpracování je v tomto případě Směrnice a Zákon.
Subjekt zpracovává osobní údaje v souladu s platnými právními předpisy především v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady EU č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů (dále jen Nařízení)
Uchovávání osobních údajů
Uchování přijatého oznámení, zvukového záznamu, přepisu, písemného záznamu – přijaté oznámení je v souladu s výše uvedenými právními předpisy uchováváno tak, aby nebyla ohrožena totožnost oznamovatele a dalších osob a důvěrnost informací uvedených v oznámení. Oznámení je uchováváno pouze po dobu, která je nezbytná k naplnění účelu stanovených právními předpisy, tedy zejména k ochraně oznamovatele před odvetnými opatřeními a pro případ dalšího šetření příslušnými orgány veřejné moci. Maximální doba uchovávání je stanovena na 5 let.
V případě, že je z přijatého oznámení (učiněného ústně nebo telefonicky) pořizován zvukový záznam nebo přepis, eventuálně písemný záznam, jsou tyto dokumenty uchovávány rovněž podobu maximálně 5 let.
Příslušná osoba je na základě výše uvedených právních předpisů povinna vést evidenci/dokumentaci údajů z oznámení, do níž bude mít přístup pouze tato příslušná osoba. Evidence/dokumentace je vedena v elektronické podobě, a to v rozsahu:
- a) datum přijetí oznámení
- b) jméno, popř. jména, příjmení, datum narození a kontaktní adresa oznamovatele, jsou-li tyto údaje známy
- c) shrnutí obsahu oznámení a identifikace osoby, proti které oznámení směřovalo, je-li její totožnost známa
- d) datum ukončení posouzení důvodnosti oznámení příslušnou osobou a jejich výsledek
Maximální doba uchovávání údajů v této evidenci/dokumentaci je stanovena na 5 let.
Vaše práva plynoucí ze zpracování osobních údajů
Ve vztahu k námi prováděnému zpracovávání vašich osobních údajů máte následující práva:
- PRÁVO NA PŘÍSTUP k osobním údajům subjektu, což znamená, že si můžete kdykoliv požádat o potvrzení subjektu, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud jsou, pak za jakými účely, v jakém rozsahu, komu jsou zpřístupněny, jak dlouho budou zpracovávány, zda máte právo na opravu, výmaz, omezení zpracování či vznést námitku, odkud osobní údaje byly získány, a zda dochází na základě zpracování osobních údajů k automatickému rozhodování, včetně případného profilování. Také máte právo získat kopii vašich osobních údajů, přičemž první poskytnutí je bezplatné, za další poskytnutí pak může subjekt požadovat přiměřenou úhradu administrativních nákladů.
- PRÁVO NA OPRAVU osobních údajů, což znamená, že můžete požádat subjekt o opravu osobních údajů, pokud by byly nepřesné či neúplné
- PRÁVO NA VÝMAZ osobních údajů, což znamená, že subjekt musí vymazat vaše osobní údaje pokud:
- Již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromažďovány nebo jinak zpracovány,
- odvoláte souhlas a neexistuje žádný další důvod pro zpracování,
- vznesete námitky a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování,
- zpracování je protiprávní nebo
- to ukládá zákonná povinnost
- PRÁVO NA OMEZENÍ zpracování osobních údajů, což znamená, že pokud se nevyřeší sporné otázky ohledně vašich osobních údajů, konkrétně pokud (1) popíráte přesnost osobních údajů, (2) zpracování je protiprávní, ale místo výmazu osobních údajů chcete jejich zpracování pouze omezit, (3) subjekt již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale Vy ano (4) nebo pokud Vámi byla vznesena námitka proti zpracování, kdy subjekt může mít osobní údaje pouze uloženy a další zpracování je podmíněno vaším souhlasem, případně tím, že tyto údaje jsou potřeba z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků.
- PRÁVO NA PŘENOSITELNOST údajů, což znamená, že máte právo získat Vaše osobní údaje, které jste poskytl společnosti se souhlasem ke zpracování nebo pro účely plnění smlouvy, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a, je-li to technicky proveditelné, máte právo, aby subjekt tyto údaje předal jinému správci.
- PRÁVO VZNÉST NÁMITKU proti zpracování osobních údajů, což znamená, že můžete u subjektu podat písemnou či elektronickou námitku proti zpracování svých osobních údajů, čímž způsobíte, že subjekt osobní údaje dále nezpracovává, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami.
Veškerá svá práva, stanovená předchozím odstavcem, můžete uplatnit u subjektu buďto písemnou formou doporučeným dopisem, zaslaným na adresu jeho sídla, či elektronickou formou na e-mailové adrese uvedené v příloze u vašeho zaměstnavatele.
